Etiske retningslinjer

VÅR VISJON

«Optimal realisering av verdier» 

Hver eneste dag skal vi strekke oss etter å få en optimal realisering av våre egne verdier. Når vi jobber for våre kunder, jobber vi for at de skal få en optimal realisering av sine prosjekter. Prosjektene har stor verdi for kunden og vi bistår dem til optimal realisering av deres verdier. 

Vår visjon skal hjelpe oss å realisere både egne og kundenes verdier. Hver eneste dag skal vi jobbe hardt for å strekke oss etter dette.

VÅRE VERDIER

Våre verdier definerer hvem vi er, og hva vi er – KLAR. Med en bred og variert bakgrunn, evne til å spille hverandre gode, god arbeidsmoral, ryddige forhold og stolthet i det vi gjør, står vi klare til å realisere kundens idéer.​

Utførelse av oppdrag

Vi skal utføre våre oppdrag i tråd med Novaform’s verdier, policyer og etiske retningslinjer. Vi skal drive vår virksomhet i samsvar med FN’s veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter. Vår utførelse av oppdrag skal være uavhengig, objektiv og utelukkende fremme oppdragsgivers formål og intensjon med oppdraget. Vi skal ikke ha skjulte bindinger eller lojaliteter til leverandører eller andre forretningsforbindelser som ikke er gjort kjent for vår oppdragsgiver. Vi skal også respektere lover, forskrifter og kutymer i bransjen. 

Bærekraft 

Novaforms virksomhet skal være bærekraftig. Vi skal innrette vår virksomhet slik at vårt klimaavtrykk blir minst mulig og vårt samfunnsansvar best mulig. I våre oppdrag skal vi bistå oppdragsgiver med å søke løsninger som er bærekraftige i et livssyklusperspektiv. Novaform skal bidra aktivt til FN’s bærekraftmål mot 2030.Vi følger de 10 prinsippene i FN’s Global Compact UN Global Compact (fn.no):

Menneskerettigheter og arbeidsliv

Prinsipp 1: Bedrifter skal støtte og respektere vern om internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, og

Prinsipp 2: påse at de ikke medvirker til brudd på menneskerettighetene.

Prinsipp 3: Bedrifter skal holde organisasjonsfriheten i hevd og sikre at arbeidstagers rett til å føre kollektive forhandlinger anerkjennes i praksis, og

Prinsipp 4: avskaffe alle former for tvangsarbeid,

Prinsipp 5: sikre reell avskaffelse av barnearbeid, og

Prinsipp 6: sikre at diskriminering i arbeidslivet avskaffes.

Miljø

Prinsipp 7: Bedrifter skal støtte en føre-var tilnærming til miljøutfordringer,

Prinsipp 8: ta initiativ til å fremme økt miljøansvar, og

Prinsipp 9: oppmuntre til utvikling og spredning av miljøvennlig teknologi.

Anti-korrupsjon

Prinsipp 10: Bedrifter skal bekjempe enhver form for korrupsjon, herunder utpressing og bestikkelser.

Gaver

 Ingen skal motta, eller gi, gaver eller andre fordeler med mindre de er helt sedvanlige, at det skjer åpent, har ubetydelig verdi og forholdet ikke er egnet til å skape mistanke om korrupsjon eller uakseptabel påvirkning.  

Utgifter og representasjon

Novaform skal dekke egne utgifter i forbindelse med forretningsreiser eller kurs/arrangement. Novaform skal ikke tilby sine oppdragsgivere eller leverandører å dekke deres utgifter til deltakeravgift, reise og opphold. Vanlig representasjon med middag og enkle arrangement godtas.  

Betalingsmidler

 Novaform skal ikke foreta betaling med irregulære betalingsmidler som kontanter, sjekk, bankremisser eller naturalytelser.  

Skriftlighet 

 Avtaleforhold skal være skriftlige og i minst mulig grad basere seg på muntlige avtaler.  

Mellommenn, agenter

 Enhver avtale med mellommenn om godtgjørelse skal være skriftlig og åpen overfor Novaform sin oppdragsgiver.  

Habilitet

 Ingen skal delta i eller påvirke en beslutning hvis det foreligger forhold som kan gi grunnlag til å stille spørsmål ved vedkommende sin uavhengighet og habilitet.  

Taushet og forretningshemmeligheter

Novaform skal overholde krav til taushetsplikt om forretningshemmeligheter slik de er avtalt med oppdragsgivere og leverandører, samt gjeldende lovgivning om vern av forretningshemmeligheter.  Ansatte skal identifisere hvilke data som er konfidensielle (f.eks forretningshemmeligheter, kundedata, ansattinformasjon, strategiske planer m.m.), tilgangsstyring (f.eks passord, tofaktorautentisering og andre sikkerhetsmekanismer), kryptering av sensitive data ved lagring eller overføring og fysisk lagring av data (f.eks ifm utskrift).

Ansatte får opplæring i viktigheten av konfidensialitet og hvordan håndtere sensitive data. Bevisstgjøring er nøkkelen.

Regnskap

 Selskapets regnskapsføring skal være korrekt, relevant og i overensstemmelse med norsk lov og god regnskapsskikk. Det skal være god dokumentasjon og kontrollsystem. Forskudd skal ha grunnlag i skriftlig dokumentasjon.  

Hvitvasking, korrupsjon, bedrageri og økonomisk kriminalitet


Novaform skal overholde gjeldende lover og forskrifter om hvitvasking, korrupsjon, bedrageri og annen økonomisk kriminalitet. Vi skal i våre avtaler med leverandører kreve at leverandørene overholder de samme lover og forskrifter. Novaform skal påse at transaksjoner mot selskapet ikke misbrukes til hvitvasking. Novaform skal ikke benytte seg av svart arbeid eller ulovlig arbeidskraft.

Respekt for konkurranselovgivningen 

Novaform skal arbeide for en åpen og redelig konkurranse og unngå enhver form for ulovlig prissamarbeid, ulovlig markedsdeling eller andre forhold som hindrer konkurransen.  

Menneskerettigheter, lønn og arbeidsforhold

Novaform skal drive virksomheten med den største respekt for de ansattes helse, sikkerhet og trygghet. Vi skal sikre våre ansatte rettferdige lønns- og arbeidsforhold, og skal ikke benytte oss av svart arbeid eller ulovlig arbeidskraft. Vi skal i våre avtaler med leverandører sørge for at lover og internasjonale konvensjoner om arbeidsforhold og menneskerettigheter overholdes, herunder åpenhetsloven. Vi skal forsikre oss om at det ikke benyttes barnearbeid hos oss eller våre forretningsforbindelser. I Novaform er det åpent for at ansatte kan slutte seg til fagforeninger og/eller kollektive avtaler (foreningsfrihet).

Kultur

Kulturen i Novaform skal støtte våre etiske retningslinjer, og kultur er viktig for å veilede ansatte til riktig atferd og handlinger.

Arbeid for, eller eierinteresser i, konkurrende virksomhet

Arbeid for, eller eierinteresser i, konkurrerende virksomhet skal gjøres kjent for ledelsen i Novaform. Generelt skal den ansatte unngå arbeid for, eller ha eierinteresse i, konkurrerende virksomheter, hos kunder eller leverandører.  

Vær åpen om eventuelle interessekonflikter.

Privat bruk av bedriftens eiendeler

Bruk bedriftens ressurser, tid, penger og utstyr ansvarlig og effektivt. Unngå privat bruk av bedriftens eiendeler.

Omtale av konkurrenter

Omtale av konkurrenter skal være saklig og respektfull.

Respekt, ansvar og trygghet for medarbeidere

Novaform skal vise respekt, ansvar og trygghet overfor kolleger. Være åpen for konstruktiv kritikk og samarbeid. Personopplysninger håndteres på en forsvarlig måte og iht GDPR.

Internasjonale forhold

Novaform skal anerkjenne og respektere ulike kulturer, verdier og normer i de prosjekter vi opererer i. Forståelse for skikker og tradisjoner er viktig for å unngå utilsiktet støtende atferd. Vi forplikter oss til å respektere og fremme menneskerettigheter. Dette inkluderer retten til liv, frihet, ytringsfrihet, og beskyttelse mot diskriminering og tortur. Vi har nulltoleranse for korrupsjon og bestikkelser. Vi følger lover og internasjonale standarder for å sikre etisk forretningspraksis. Vi tar hensyn til miljøet og arbeider for bærekraftige løsninger. Dette inkluderer ansvarlig bruk av naturressurser og reduksjon av miljøpåvirkning. Vi samarbeider med relevante myndigheter, organisasjoner og samfunn for å forstå lokale behov og utfordringer. Dette fremmer gjensidig forståelse og respekt.

Åpenhet for kritikk

Novaform skal være transparente. Vi skal være åpne for kritikk og ulike synspunkter. Eventuelle feil eller mangler rettes opp og gi rom for konstruktiv debatt og diskusjon. Vi oppfordrer til å varsle om uregelmessigheter og/eller kritikk og har klare retningslinjer for hvordan varsler håndteres. Vi oppmuntrer til refleksjon rundt etiske utfordringer og diskuterer og evaluerer ulike perspektiver. Kritikk brukes som en mulighet for læring og forbedring.

Samarbeid

Vi har en åpen prosess for policyvedtak, også for våre samarbeidspartnere, kunder og leverandører der det er aktuelt. Tydelige etiske retningslinjer veileder våre strategi valg. Vi har en metode for å identifisere og behandle potensielle interessekonflikter. Vi kommuniserer aktivt med våre interessenter. Åpen dialog fremmer tillit og samarbeid.

Likebehandling

Likebehandling er avgjørende for å bygge tillit og sikre rettferdig behandling av alle. Alle skal behandles med respekt og verdighet, uavhengig av bakgrunn, rase, nasjonalitet, kjønn/legning, alder, politisk overbevisning, funksjonsnedsettelse eller andre faktorer. Diskriminering, trakassering og mobbing tolereres ikke.

Varsling, reaksjoner og oppfølging av brudd på retningslinjer

Ved mistanke om brudd på retningslinjene skal det varles. Dette kan gjøres anonymt hvis ønskelig. Reaksjonene er proporsjonale med alvorlighetsgraden av bruddet, f.eks muntlig advarsel, skriftlig advarsel, disiplinærtiltak eller rettslige skritt. Etter reaksjonene tilbys det opplæring og veiledning for å hindre gjentakelse. Dette kan inkludere etikk kurs, workshops eller individuell veiledning. For å unngå fremtidige brudd evaluerer og forbedrer Novaform retningslinjene kontinuerlig. Kommunikasjon og opplæring om retningslinjene er avgjørende.

Krav til lederoppfølging og opplæring

Novaform skal legge til rette for at ledelsen læres opp slik at etiske retningslinjer etterleves i praksis.