«Optimal realisering av verdier»
Hver eneste dag skal vi strekke oss etter å få en optimal realisering av våre egne verdier. Når vi jobber for våre kunder, jobber vi for at de skal få en optimal realisering av sine prosjekter. Prosjektene har stor verdi for kunden og vi bistår dem til optimal realisering av deres verdier.
Vår visjon skal hjelpe oss å realisere både egne og kundenes verdier. Hver eneste dag skal vi jobbe hardt for å strekke oss etter dette.
Våre verdier definerer hvem vi er, og hva vi er – KLAR. Med en bred og variert bakgrunn, evne til å spille hverandre gode, god arbeidsmoral, ryddige forhold og stolthet i det vi gjør, står vi klare til å realisere kundens idéer.
Dette dokumentet fastsetter Novaforms prinsipper og krav for etisk forretningspraksis. Retningslinjene gjelder for alle ansatte, ledere, styremedlemmer, innleide og konsulenter, samt for våre leverandører gjennom kontraktsfestede krav.
Novaform følger FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter, de 10 prinsippene i FNs Global Compact, samt relevant norsk lovverk, inkludert åpenhetsloven, arbeidsmiljøloven, hvitvaskingsloven og konkurranseloven.
Vi skal utføre våre oppdrag i tråd med Novaforms verdier, policyer og etiske retningslinjer. Vår utførelse av oppdrag skal være uavhengig, objektiv og utelukkende fremme oppdragsgivers interesse. Skjulte bindinger eller lojaliteter er ikke tillatt og potensielle interessekonflikter skal erklæres og håndteres før beslutninger tas. Vi skal overholde lover, forskrifter og etablerte standarder i bransjen.
Novaform skal ha mål, indikatorer og tiltak for å redusere klimagassutslipp fra egen drift og prosjekter. Vi prioriterer energieffektivitet, reduserte reiser, digitale arbeidsformer og bærekraftige leverandører. Miljøpåvirkning inngår som kriterium i prosjekter og anskaffelser.
Vi følger de 10 prinsippene i FNs Global Compact UN Global Compact (fn.no):
Prinsipp 1: Bedrifter skal støtte og respektere vern om internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, og
Prinsipp 2: påse at de ikke medvirker til brudd på menneskerettighetene.
Prinsipp 3: Bedrifter skal holde organisasjonsfriheten i hevd og sikre at arbeidstagers rett til å føre kollektive forhandlinger anerkjennes i praksis, og
Prinsipp 4: avskaffe alle former for tvangsarbeid,
Prinsipp 5: sikre reell avskaffelse av barnearbeid, og
Prinsipp 6: sikre at diskriminering i arbeidslivet avskaffes.
Prinsipp 7: Bedrifter skal støtte en føre-var tilnærming til miljøutfordringer,
Prinsipp 8: ta initiativ til å fremme økt miljøansvar, og
Prinsipp 9: oppmuntre til utvikling og spredning av miljøvennlig teknologi.
Prinsipp 10: Bedrifter skal bekjempe enhver form for korrupsjon, herunder utpressing og bestikkelser.
Vi gjennomfører jevnlige aktsomhetsvurderinger i tråd med Åpenhetsloven og OECDs modell. Vi identifiserer, forebygger og håndterer risiko for negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Resultater dokumenteres årlig og gjøres tilgjengelig for interessenter.
Vi stiller krav til at leverandører følger norsk lov og internasjonale standarder for arbeidsforhold og menneskerettigheter, og at de selv gjennomfører aktsomhetsvurderinger. Oppfølgingen er risikobasert og kan omfatte egenerklæringer, dokumentasjonskontroller, samt oppfølging av eventuelle avvik med forbedringsplaner eller heving av avtale ved grove brudd.
Ingen skal motta, eller gi, gaver eller andre fordeler med mindre de er helt sedvanlige, at det skjer åpent, har ubetydelig verdi og forholdet ikke er egnet til å skape mistanke om korrupsjon eller uakseptabel påvirkning.
Novaform skal dekke egne utgifter i forbindelse med forretningsreiser eller kurs/arrangement. Novaform skal ikke tilby sine oppdragsgivere eller leverandører å dekke deres utgifter til deltakeravgift, reise og opphold. Vanlig representasjon med middag og enkle arrangement godtas.
Novaform skal ikke foreta betaling med irregulære betalingsmidler som kontanter, sjekk, bankremisser eller naturalytelser.
Ansatte skal erklære potensielle interessekonflikter ved prosjektoppstart. Ingen skal delta i beslutninger som involverer eget nettverk, familie, økonomiske interesser eller tidligere arbeidsforhold. Arbeid for eller eierinteresser i konkurrerende virksomhet skal avklares med ledelsen. Ingen skal delta i eller påvirke en beslutning hvis det foreligger forhold som kan gi grunnlag til å stille spørsmål ved vedkommende sin uavhengighet og habilitet.
Konfidensielle data skal identifiseres, tilgangsstyres og krypteres ved behov. Ansatte skal ikke bruke AI-verktøy til kunde- eller persondata uten godkjenning fra IT- og sikkerhetsfunksjon. All bruk av AI skal være i tråd med prinsippene for personvern, sikkerhet, åpenhet og kvalitet.
Novaform skal sikre rettferdige og lovlige lønns- og arbeidsforhold, samt et trygt arbeidsmiljø. Vi aksepterer ikke barnearbeid, tvangsarbeid, diskriminering eller trakassering. Foreningsfrihet respekteres.
Novaform har nulltoleranse for påvirkning av rusmidler i arbeidstiden. Ved bekymring iverksettes oppfølging i tråd med interne rutiner og gjeldende regelverk.
Ansatte skal opptre profesjonelt i offentlige og digitale kanaler. Deling av interne forhold, kundeinformasjon eller kommunikasjon som kan skade Novaforms omdømme er ikke tillatt.
Avtaleforhold skal være skriftlige og i minst mulig grad basere seg på muntlige avtaler. Avtaler om godtgjørelse til mellommenn skal være skriftlige og åpne for oppdragsgiver.
Enhver avtale med mellommenn om godtgjørelse skal være skriftlig og åpen overfor Novaform sin oppdragsgiver.
Taushetsplikt og vern av forretningshemmeligheter skal etterleves. Personopplysninger behandles i tråd med GDPR Novaform skal overholde krav til taushetsplikt om forretningshemmeligheter slik de er avtalt med oppdragsgivere og leverandører, samt gjeldende lovgivning om vern av forretningshemmeligheter. Ansatte skal identifisere hvilke data som er konfidensielle (f.eks. forretningshemmeligheter, kundedata, ansattinformasjon, strategiske planer m.m.), tilgangsstyring (f.eks. passord, to-faktorautentisering og andre sikkerhetsmekanismer), kryptering av sensitive data ved lagring eller overføring og fysisk lagring av data (f.eks. ifm. utskrift).
Ansatte får opplæring i viktigheten av konfidensialitet og hvordan håndtere sensitive data. Bevisstgjøring er nøkkelen.
Regnskapsføring skal være korrekt og i henhold til norsk lov og god regnskapsskikk. Novaform skal motvirke hvitvasking, korrupsjon, bedrageri og annen økonomisk kriminalitet.
Novaform skal arbeide for en åpen og redelig konkurranse og unngå enhver form for ulovlig prissamarbeid, ulovlig markedsdeling eller andre forhold som hindrer konkurransen.
Novaform skal overholde gjeldende lover og forskrifter om hvitvasking, korrupsjon, bedrageri og annen økonomisk kriminalitet. Vi skal i våre avtaler med leverandører kreve at leverandørene overholder de samme lover og forskrifter. Novaform skal påse at transaksjoner mot selskapet ikke misbrukes til hvitvasking. Novaform skal ikke benytte seg av svart arbeid eller ulovlig arbeidskraft.
Novaform skal drive virksomheten med den største respekt for de ansattes helse, sikkerhet og trygghet. Vi skal sikre våre ansatte rettferdige lønns- og arbeidsforhold, og skal ikke benytte oss av svart arbeid eller ulovlig arbeidskraft. Vi skal i våre avtaler med leverandører sørge for at lover og internasjonale konvensjoner om arbeidsforhold og menneskerettigheter overholdes, herunder Åpenhetsloven. Vi skal forsikre oss om at det ikke benyttes barnearbeid hos oss eller våre forretningsforbindelser. I Novaform er det åpent for at ansatte kan slutte seg til fagforeninger og/eller kollektive avtaler (foreningsfrihet).
Kulturen i Novaform skal støtte våre etiske retningslinjer, og kultur er viktig for å veilede ansatte til riktig atferd og handlinger. Vi viser respekt, ansvar og trygghet overfor kolleger og samarbeidspartnere. Alle skal behandles med verdighet, uavhengig av bakgrunn, kjønn/legning, alder, politisk oppfatning, funksjonsnedsettelse eller andre forhold. Diskriminering, trakassering og mobbing tolereres ikke. Likebehandling er avgjørende for å bygge tillit og sikre rettferdig behandling av alle. Alle skal behandles med respekt og verdighet, uavhengig av bakgrunn, rase, nasjonalitet, kjønn/legning, alder, politisk overbevisning, funksjonsnedsettelse eller andre faktorer. Diskriminering, trakassering og mobbing tolereres ikke.
Arbeid for, eller eierinteresser i, konkurrerende virksomhet skal gjøres kjent for ledelsen i Novaform. Generelt skal den ansatte unngå arbeid for, eller ha eierinteresse i, konkurrerende virksomheter, hos kunder eller leverandører.
Vær åpen om eventuelle interessekonflikter.
Bruk bedriftens ressurser, tid, penger og utstyr ansvarlig og effektivt. Unngå privat bruk av bedriftens eiendeler.
Omtale av konkurrenter skal være saklig og respektfull.
Vi respekterer lokale kulturer og lover der vi opererer og fremmer menneskerettigheter, antikorrupsjon og bærekraftige løsninger.
Novaform skal anerkjenne og respektere ulike kulturer, verdier og normer i de prosjekter vi opererer i. Forståelse for skikker og tradisjoner er viktig for å unngå utilsiktet støtende atferd. Vi forplikter oss til å respektere og fremme menneskerettigheter. Dette inkluderer retten til liv, frihet, ytringsfrihet, og beskyttelse mot diskriminering og tortur. Vi har nulltoleranse for korrupsjon og bestikkelser. Vi følger lover og internasjonale standarder for å sikre etisk forretningspraksis. Vi tar hensyn til miljøet og arbeider for bærekraftige løsninger. Dette inkluderer ansvarlig bruk av naturressurser og reduksjon av miljøpåvirkning. Vi samarbeider med relevante myndigheter, organisasjoner og samfunn for å forstå lokale behov og utfordringer. Dette fremmer gjensidig forståelse og respekt.
Novaform skal være transparente. Vi skal være åpne for kritikk og ulike synspunkter. Eventuelle feil eller mangler rettes opp og gi rom for konstruktiv debatt og diskusjon. Vi oppfordrer til å varsle om uregelmessigheter og/eller kritikk og har klare retningslinjer for hvordan varsler håndteres. Vi oppmuntrer til refleksjon rundt etiske utfordringer og diskuterer og evaluerer ulike perspektiver. Kritikk brukes som en mulighet for læring og forbedring.
Vi har en åpen prosess for policyvedtak, også for våre samarbeidspartnere, kunder og leverandører der det er aktuelt. Tydelige etiske retningslinjer veileder våre strategi valg. Vi har en metode for å identifisere og behandle potensielle interessekonflikter. Vi kommuniserer aktivt med våre interessenter. Åpen dialog fremmer tillit og samarbeid.
Novaform har sikre kanaler for varsling. Varsler behandles konfidensielt av uavhengig funksjon i tråd med aml. kapittel 2 A. Varslere skal ikke utsettes for represalier. Brudd følges opp med forholdsmessige reaksjoner og forebyggende tiltak.
Ved mistanke om brudd på retningslinjene skal det varsles. Dette kan gjøres anonymt hvis ønskelig. Reaksjonene er proporsjonale med alvorlighetsgraden av bruddet, f.eks. muntlig advarsel, skriftlig advarsel, disiplinærtiltak eller rettslige skritt. Etter reaksjonene tilbys det opplæring og veiledning for å hindre gjentakelse. Dette kan inkludere etikk-kurs, workshops eller individuell veiledning. For å unngå fremtidige brudd evaluerer og forbedrer Novaform retningslinjene kontinuerlig. Kommunikasjon og opplæring om retningslinjene er avgjørende.
Ledelsen har ansvar for etterlevelse, opplæring og jevnlig gjennomgang av retningslinjene. Dokumentet revideres minst årlig eller ved vesentlige endringer.